Ochrana osobních údajů
Jak škola nakládá s osobními údaji návštěvníků webu, uchazečů, rodičů a zájemců o pronájem.
Zde najdete informace o tom, kdo odpovídá za vaše osobní údaje, k čemu je škola používá a jak můžete uplatnit svá práva. Informace o studiu vycházejí ze školního dokumentu; části o DOD, návštěvě výuky a pronájmu popisují formuláře na tomto webu.
Správce a pověřenec · Webové formuláře · Uchování údajů · Příjemci a služby · Vaše práva · Školní dokument PDF
Správce a pověřenec
1. IT Gymnázium, s.r.o.
K Cihelně 129, 190 15 Praha-Satalice
IČO: 06913491 · DIČ: CZ06913491 · IZO: 181105527
Zápis v obchodním rejstříku: Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 291205
Datová schránka: wqa4hfk
Kontakt pro ochranu osobních údajů: marketa.fibigerova@itgymnazium.cz, +420 604 250 201. Kancelář školy: info@itgymnazium.cz, +420 771 278 111.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů podle školního dokumentu: Mgr. Markéta Fibigerová, marketa.fibigerova@itgymnazium.cz, +420 604 250 201.
Webové formuláře
Přihlášky na den otevřených dveří a návštěvu výuky
Údaje slouží k organizaci zvoleného dne otevřených dveří nebo návštěvy výuky a související domluvě. Přihláška není přihláškou ke studiu a nemá vliv na rozhodování o přijetí.
- Povinné údaje: termín návštěvy, jméno a příjmení uchazeče a kontaktní e-mail rodiče.
- Nepovinné údaje: jméno a příjmení rodiče nebo doprovodu, telefon rodiče a poznámka.
- Záznam přihlášky: zvolený termín v podobě při odeslání, jazyk formuláře a čas přijetí.
Bez povinných údajů nelze online přihlášku odeslat. Jiný způsob domluvte s kanceláří školy. Do poznámky nepište zdravotní ani jiné citlivé údaje. Pokud zadáváte údaje doprovodu, seznamte jej s těmito informacemi.
Poptávky pronájmu prostor
Údaje používáme k vyřízení poptávky a domluvě o prostoru, termínu a podmínkách pronájmu. Odeslání poptávky samo nepotvrzuje rezervaci ani neuzavírá smlouvu.
- Povinné údaje: vybraný prostor, jméno, příjmení, e-mail a zpráva.
- Nepovinné údaje: telefon a předpokládaný den pronájmu.
- Záznam poptávky: jazyk formuláře a čas přijetí.
Bez povinných polí nelze formulář odeslat; můžete se obrátit přímo na školu. Ve zprávě uvádějte jen údaje potřebné k vyřízení poptávky.
Kontaktní komunikace
Při kontaktu e-mailem nebo telefonicky zpracováváme údaje, které nám sdělíte pro vyřízení svého požadavku. Rozsah závisí na obsahu komunikace. Údaje získáváme přímo od vás, u údajů uchazeče či doprovodu také od osoby, která vyplňuje formulář.
Právní základy webových formulářů
Osobní údaje zpracováváme podle účelu na těchto právních základech:
- DOD, návštěvy výuky a běžné dotazy: oprávněný zájem školy na organizaci vyžádané návštěvy a vyřízení komunikace podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zpracování omezujeme na údaje potřebné pro tento účel s ohledem na práva dotčených osob, zejména nezletilých uchazečů.
- Poptávka pronájmu fyzickou osobou: kroky před uzavřením smlouvy na její žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Pokud někdo jedná za právnickou osobu, zpracováváme jeho pracovní kontaktní údaje na základě oprávněného zájmu na obchodní komunikaci podle písm. f).
- Zabezpečení webu a ochrana práv: oprávněný zájem na prevenci zneužití a ochraně nároků podle písm. f), vždy v nezbytném rozsahu. Zpracování uložené konkrétním právním předpisem se řídí písm. c).
Odeslání formuláře není obecným souhlasem s dalším využitím údajů. Přihlášky a poptávky se automaticky neposílají do newsletteru ani reklamních systémů. Formuláře neprovádějí automatizované rozhodování o přijetí nebo profilování uchazečů.
Uchování a mazání údajů
Lhůty pro webové formuláře: výmaz přihlášek, poptávek a jejich exportů zajišťuje pověřený administrátor ručně.
- DOD a návštěvy výuky: přihlášky a organizační exporty mažeme nejpozději do 30 dnů po uskutečnění nebo zrušení zvoleného termínu. Pokud zbývá konkrétní nevyřízený požadavek, ponecháváme pouze údaje nezbytné pro jeho dořešení.
- Nerealizovaný pronájem: poptávku a její export mažeme do 90 dnů od poslední komunikace, pokud nevznikne smlouva a neprobíhá další domluva. U uzavřeného pronájmu se údaje potřebné pro smlouvu a účetnictví uchovávají podle příslušných povinností a spisového a skartačního řádu školy.
- Běžné dotazy: komunikaci mažeme do 90 dnů od vyřízení, pokud nenavazuje smlouva, zákonná povinnost nebo konkrétní právní nárok.
Přihlášky a poptávky se v současném webu mažou ručně. Pověřená osoba ve stejných lhůtách řeší také kopie údajů v potvrzeních, oznámeních a CSV přílohách ve školních schránkách i stažené CSV soubory. Zálohy mají vlastní cyklus uchování; údaje z nich nemají být používány k běžné komunikaci a po obnově je potřeba znovu uplatnit provedené výmazy. Podrobnosti k zálohám a provozním logům poskytne škola na uvedeném kontaktu pro ochranu osobních údajů.
Přístup k údajům a příjemci
Formulářové záznamy se ukládají v databázi webu. Spravovat a exportovat je mohou pouze účty s administrátorským oprávněním. Běžní redaktoři ani návštěvníci k záznamům přístup nemají. Škola může pro organizaci návštěv a vyřizování poptávek stáhnout export CSV. Po registraci na den otevřených dveří nebo na návštěvu výuky posíláme potvrzení na kontaktní e-mail rodiče a skrytou kopii pověřeným pracovníkům školy. Potvrzení přijetí poptávky pronájmu posíláme na e-mail zájemce. Oznámení o poptávce pronájmu posíláme pracovníkům školy, kteří ji vyřizují. Pro organizaci DOD zasíláme pověřenému pracovníkovi školy každý týden přehled přihlášek v CSV. K odesílání používáme školní e-mailovou službu Google Workspace.
V nezbytném rozsahu mohou mít k údajům přístup pověření pracovníci školy a smluvní poskytovatelé hostingu, informačních systémů, technické správy, záloh a e-mailových služeb. Pro školní vzdělávání původní dokument uvádí také orgány veřejné moci, účetní, daňové, auditorské a právní služby a pořadatele mimoškolních aktivit. Tyto kategorie se uplatní pouze tam, kde to odpovídá konkrétnímu účelu.
Dotazy na konkrétní příjemce a případná předání mimo Evropský hospodářský prostor směřujte na uvedený kontakt pro ochranu osobních údajů. Informace o předávání u externích videí a map najdete také v níže odkazovaných zásadách jejich poskytovatelů. Samotné umístění školy v ČR neznamená, že všechny externí služby zpracovávají údaje jen v ČR.
Provoz webu, cookies a externí služby
Pro doručení stránek a ochranu formulářů se zpracovávají technické údaje. Ochrana formulářů využívá náhodný identifikátor relace a krátkodobé odvozené značky proti zneužití a duplicitnímu odeslání. Přímá IP adresa se do záznamu přihlášky ani poptávky neukládá; samostatné logy hostingu mohou IP adresy obsahovat.
Vložené přehrávače YouTube a mapy Google předávají poskytovateli údaje o spojení, například IP adresu a informace o prohlížeči. Aktuální způsob načítání a ukládání popisuje stránka Cookies. Další informace uvádějí zásady společnosti Google. Odkazy na sociální sítě a externí dokumenty otevřou službu příslušného provozovatele až po kliknutí.
Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) nám pomáhá měřit návštěvnost a dokončené přihlášky či poptávky. Používá identifikátory cookies a údaje o zařízení a návštěvě. Neposíláme jména, kontakty ani texty formulářů. Údaje mohou být zpracovávány také mimo EHP. Měření spustíme pouze s vaším souhlasem.
Měříme návštěvnost a interakce s webem. Samostatně zaznamenáváme úspěšné odeslání přihlášky na den otevřených dveří, návštěvu výuky nebo poptávky pronájmu, bez obsahu formulářů. Souhlas s analytikou je dobrovolný a nezávislý na souhlasu s videi a mapami. Odvoláte jej v Nastavení cookies; další měření se zastaví a analytické cookies webu odstraníme. Odvolání samo neodstraní již vytvořené souhrnné statistiky. Google Signals ani reklamní personalizaci tímto měřením nepovolujeme.
Zásady ochrany soukromí Google · Jak Google používá údaje z partnerských webů
Podrobné údaje o událostech uchovává Google Analytics 2 měsíce a údaje na úrovni uživatele 14 měsíců. Při nové aktivitě uživatele se jeho lhůta obnovuje. Tyto lhůty se nevztahují na standardní souhrnné přehledy. Platnost cookies v prohlížeči a uchování záznamu vašeho souhlasu jsou samostatné lhůty uvedené na stránce Cookies.
Evidence volby cookies
Souhlas i odmítnutí si pamatujeme 183 dnů. V databázi webu uchováváme 365 dnů záznam obsahující volbu, čas, jazyk, znění podmínek a odvozený náhodný klíč prohlížeče. Do této evidence neukládáme IP adresu, jméno, kontakty ani historii prohlížení. Záznam slouží k respektování a doložení vaší volby; přístup mají pouze administrátoři. Po uplynutí doby jej odstraní automatický denní úklid.
Nastavení cookies umožňuje volbu kdykoli změnit nebo odvolat. Evidence slouží k respektování vaší volby a doložení souhlasu podle čl. 7 odst. 1 GDPR. Cookies a další úložiště popisuje stránka Cookies.
Vaše práva
- Přístup a informace: můžete se zeptat, zda a jaké vaše údaje zpracováváme, získat informace o zpracování a kopii údajů.
- Oprava: můžete požadovat opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů.
- Výmaz a omezení: za podmínek GDPR můžete požádat o smazání údajů nebo omezení jejich používání. Výmaz se neuplatní automaticky tam, kde trvá zákonná povinnost údaje uchovávat.
- Přenositelnost: v případech stanovených GDPR můžete získat vámi poskytnuté údaje ve strukturovaném strojově čitelném formátu nebo požádat o jejich předání.
- Námitka: z důvodů své konkrétní situace můžete namítat zpracování založené na oprávněném nebo veřejném zájmu. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli.
- Odvolání souhlasu: pokud zpracování vychází ze souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Tím není dotčena zákonnost předchozího zpracování.
- Stížnost: můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Žádosti posílejte na marketa.fibigerova@itgymnazium.cz nebo poštou na adresu školy. Může být potřeba přiměřeně ověřit totožnost. O přijatých opatřeních vás informujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Při složité nebo početné žádosti lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit nejvýše o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás vyrozumíme během prvního měsíce.
Dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.cz, +420 234 665 111, datová schránka qkbaa2n.
Údaje při studiu a původní školní dokument
Původní informace ITG se týkají poskytování středoškolského vzdělávání, smluv, zákonných evidencí, komunikace a ochrany práv školy. Podle konkrétního účelu zahrnují identifikační, adresní a kontaktní údaje, údaje dokladu totožnosti, bankovní spojení a další údaje nezbytné pro vzdělávání. U fotografií, videí a audiozáznamů dokument uvádí zpracování na základě souhlasu. Tento rozsah není seznamem polí webových formulářů DOD, návštěvy výuky a pronájmu.
Školní dokument rozlišuje plnění právních povinností, plnění smlouvy, oprávněný zájem při ochraně práv a souhlas. U smluv odkazuje na spisový a skartační řád, u zákonných povinností na právní předpisy a u fotografických, zvukových a obrazových záznamů na dobu trvání souhlasu. Uvádí také příjemce údajů a práva studentů a jejich zákonných zástupců.
Informace o zpracování osobních údajů – původní dokument ITG (PDF, česky, 4 strany)
Dokument je převzatý beze změny ze současného webu ITG. Tato webová stránka jej zpřístupňuje a doplňuje informace o novém webu. Školní matrika, přijímací řízení a další zákonné agendy mají vlastní rozsah zpracování; konkrétní navazující informace vám poskytne škola.